Ledenvergadering Voetbalvereniging Allen Weerbaar
23 november 2011
De vergadering begon om 20.10 uur.
1. Opening.
De voorzitter, Jan Hoveling, heette alle aanwezigen hartelijk welkom en stelde vast dat het opgekomen aantal leden, 9 in totaal, te klein was. Het gevolg was dat de vergadering geschorst werd en er overleg met de leden plaats vond over wel/geen doorgang van de ledenvergadering.
In overleg en met akkoord van de leden werd de vergadering hervat.
JH meldt dat er een wijziging in de agenda is: punt 6 wordt punt 4, rest ongewijzigd.
2. Mededelingen/Ingekomen stukken.
Er zijn geen ingekomen stukken.
JH vertelde dat het financieel gezien niet goed met de club gaat, we houden het hoofd met moeite boven water. Naast een groot financieel tekort is er ook een tekort aan vrijwilligers en zegt hij dat hij de opkomst voor deze vergadering teleurstellend vindt.
Wat betreft de financiën: de inkomsten uit contributie valt enorm tegen, 145 leden van zowel zaal als veld hebben nog niet betaald. Dit is een bedrag van ongeveer € 18000.-
Hierdoor kunnen veel zaken niet betaald worden, denk aan NUON, KNVB en onderhoud velden. Het bestuur is dan ook niet tevreden met de gang van zaken zoals door Debisport behandeld wordt. Zij zitten er niet genoeg bovenop om te zorgen dat de contributie wel binnenkomt. Voor wat betreft automatische incasso: de leden storneren deze incasso’s vaak. De vaste lasten echter gaan wel gewoon door en de penningmeester, N. Jongerden, krijgt de zaken vaak niet rond.
JH vertelt ook dat het bestuur bijna de hele week druk is met zaken mbt AW en dat voor de invulling van alle taken nog steeds mensen tekort zijn.
Ook ziet JH dat er boetes ontstaan, vooral bij de zondagse elftallen, doordat de wedstrijdformulieren niet volledig worden ingevuld. We moeten er met z’n allen voor waken dat dit gebeurd want het is met weinig inspanning te voorkomen dat er weer een boete door de KNVB wordt gegeven. Let er dus, ook als speler, op dat deze formulieren volledig worden ingevuld. Maak je er als elftal/team hard voor om deze boetes zoveel mogelijk terug te dringen.
Op dit moment werken we met een aantal vrijwilligers die via Versa binnengekomen zijn. Ze maken op vrijdag de kleedruimtes schoon en staan op zaterdag en zondag, samen met een barteam medewerker, achter de bar en in de keuken. Toch blijven we capaciteit tekort houden en worden hierdoor zaken vergeten of komen we er niet aan toe. Dit geeft frustraties onderling.
Dit alles maakt dat het een lastige zaak is om AW overeind te houden, ondanks ieders inzet.
Ook is er nog een positief geluid: Zondag 20 november j.l. is er een rapporteur van de KNVB op het complex geweest. De man was uiterst positief over hoe het er bij AW uitziet en dat de regels goed worden nageleefd. Dit is echt een opsteker voor AW.
JH vertelt dat de club vandaag uitsluitsel gekregen heeft over een tuchtzaak die tegen het 7e team van de zaaltak liep.
Het team is met onmiddellijke ingang uit de competitie genomen en de leider is voor de komende 36 maanden geschorst. Tevens is er een boete opgelegd van € 500,-.
Hierop kwam de vraag hoe je dit geld terug kunt krijgen van deze leden?
Dit zal geregeld moeten worden via Debisport, ieder lid van het team is hiervoor hoofdelijk aansprakelijk.
Ook vertelde JH dat er dinsdag 22 november een delegatie van Ceramicos, hockeyclub uit Naarden, is geweest om te praten over, mogelijk, gezamenlijk gebruik van onze accommodatie. Bij Ceramicos is een wachtlijst met 200 kinderen die willen gaan trainen en spelen maar waarvoor de ruimte ontbreekt. De gemeente heeft toen aangedragen dat er mogelijk ruimte bij AW is. Indien Ceramicos bij ons komt zal de gemeente zorgen voor 2 kunstgrasvelden van vereist formaat waar zowel op gevoetbald als gehockeyd kan worden. Ook komt er dan verlichting rond het hoofdveld.
Vanuit de leden kwam de vraag of deze velden wel geschikt zijn voor voetbal?
JH antwoordde hierop dat er bij Muiderberg een combinatieveld ligt voor zowel voetbal als hockey en stelde dat leden daar zelf gaan kijken om te bezien of het werkt.
De gedelegeerden van Ceramicos hebben uiteengezet wat hun doelstelling/wensen zijn en JH stelde dat als er financiële voordelen voor AW te behalen zijn dat je hier dan serieus over moet gaan nadenken. JH zei er nog nadrukkelijk bij dat de gemeente ons, als vereniging, streng in de gaten houdt. Een eerder voorstel van de gemeente om te gaan fuseren met BFC is geen enkele optie!!
Anne van Straten kwam met het voorstel om een overzichtslijst te maken met punten die op het wedstrijformulier dienen te worden ingevuld. Dan kun je niks vergeten.
Dit is een uitstekend idee waarmee je veel boetes kunt voorkomen.
JH stelde ook nog vast dat het eerste vereiste is om voor zowel de zaterdag als de zondag een wedstrijdsecretaris te krijgen. Wie wil deze taak op zich nemen of weet iemand die dit zou kunnen/willen doen? Laat het ons zsm weten.
3. Toelichting financiën 2010/2011 door Jack van Dijk.
Jack van Dijk heeft onze financiën van het afgelopen seizoen grondig doorgespit.
Het was heel lastig om hieruit wijs te worden. Ton van Laarhoven, vorige penningmeester, heeft het niet al te overzichtelijk overgedragen.
De conclusie van Jack is dat we een heel slecht seizoen gedraaid hebben waardoor we met een schuld van €15000,00 achtergebleven zijn. Een aantal oorzaken is: het niet betalen van contributie, NUON, Hocras, KNVB kosten en boetes en ook de verhouding inkoop/verkoop van de kantine liet veel te wensen over. Veel inkomsten uit de kantine zijn we misgelopen: Jack stelde dat er teveel weggegeven werd en dat, mogelijk, de verdiensten niet altijd even zorgvuldig zijn afgedragen. Er is uitstel van betaling aangevraagd bij de Hocras omdat we daar vorig seizoen een bedrag aan achterstand hadden van € 24000,00. Dit is een zaak waar goed naar gekeken dient te worden want in principe moet je de kosten kunnen betalen uit de inkomsten en dan ook nog winst maken. Jack stelde dat het in de 2e helft van 2011 voor wat betreft de inkomsten kantine een stuk beter gaat. 3 avonden per week staan er vaste mensen achter de bar en op zaterdag en zondag is zowel de bar als de keuken bezet door vaste mensen.
Jack zijn conclusie is dan ook dat het een moeilijk financieel jaar voor AW is.
Anne van Straten vroeg zich af of er veel wordt weggegeven in de kantine en hoe houd je daar controle op?
JH antwoordde hierop dat er minimaal tot niets wordt weggegeven en dat de broodjes kaas die de selectie op zondag krijgt worden betaald door een sponsor.
Ook vertelde JH dat de inkomsten vorig seizoen op zondag € 0,00 bedroegen en dat we dit seizoen elke zondag zo rond de € 180,00 binnenhalen in de kantine. Nog steeds geen wereld omzet maar beter dan vorig seizoen. Dit heeft te maken met open zijn van de kantine op zondag en enthousiaste mensen inzetten. De opbrengsten uit de kantine op zaterdag ligt vele malen hoger en ook op doordeweekse avonden wordt er leuk omgezet.
Anne van Straten en Piet van Alphen dragen nog een oplossing aan om ervoor te zorgen dat de contributie betaald gaat worden:
Zoek uit welke leden nog moeten betalen, laat de leiders weten om wie het gaat en laat deze leiders hun spelers vertellen dat ze heel snel moeten gaan betalen. Wie op
1 januari 2012 niet betaald heeft krijgt persoonlijk een brief van het bestuur met de mededeling dat zij niet langer meer speelgerechtigd zijn voor AW. Contributie moeten ze dan evenzo goed nog betalen. Hiervoor zal Debisport worden ingezet. Desnoods met een incassobureau er achter. Hierdoor loop je grote kans dat er teams/elftallen moeten verdwijnen omdat er een spelers tekort ontstaat maar dan moeten we maar samenvoegen wat we nog wel hebben. Beter een kleine, financiële gezonde, club dan een club waarin veel leden spelen zonder te betalen.
JH stelde hierop dat we wel moeten oppassen dat AW niet te klein wordt, de gemeente kijkt immers streng over onze schouder mee. Als we te klein worden zal de gemeente, mogelijk, een andere invulling voor het complex gaan zoeken.
Anne van Straten stelde hierop dat we niet bang voor de gemeente moeten zijn en dat ze ons complex niet zo snel zullen innemen. Een kleinere club met minder teams die wel financieel gezond is is uiteindelijk wel levensvatbaar. Op de huidige wijze gaat AW onherroepelijk kapot.
JH vertelt dat hij binnen nu en 2 weken een afspraak heeft met Jos van Debisport om de zaken op orde te stellen en hieraan gekoppelde acties met hem te bespreken.
JH koppelt dit terug naar de vanavond aanwezige leden.
4. Verslag kascontrole commissie 2011 (Joyce Keyman & Anne van Straten)
De voorzitter haalt dit punt naar voren.
De penningmeester, N. Jongerden, krijgt het verslag van de kascontrole commissie uit handen van Joyce Keyman. Alles is goedgekeurd.
Tevens wordt er voor het nieuwe jaar een nieuwe kascontrole commissie aangesteld: t.w. Anne van Straten en Natasja Jongerden.
5. Jaarverslag secretaris 2010.
Door zijn drukke werkzaamheden is Jeroen de Lange er niet aan toegekomen een jaarverslag aan te leveren.
Hierop neemt de voorzitter het woord: Sportief gezien was het zowel voor veld als zaal een prima jaar.
6. Financieel verslag penningmeester.
Het verslag is ingezien door de leden.
7. Notulen ledenvergadering 25 januari 2011.
WK stelde vast dat punt 2, het aantal bestaansjaren AW, gewijzigd dient te worden in 107 jaar.
Notulen worden goedgekeurd.
8. Bestuursverkiezing.
JH vertelt dat de hoeveelheid werk die er bij zijn voorzitterschap komt kijken behoorlijk meer is dan hij vooruit had gedacht. Dit is hem soms wel eens tegen gevallen maar nooit zo dat hij het bijltje er bij neer heeft willen gooien.
De erfenis die het huidige bestuur heeft gekregen van het vorige bestuur is geen prettige en valt alles bij elkaar genomen flink tegen.
JH stelt zichzelf voor het komende jaar weer beschikbaar als voorzitter AW.
Henk Jongerden, secretaris zaal, vertelt dat de combinatie van een eigen bedrijf met veel werk en de taken voor AW niet langer te verenigen zijn. Bedrijfsmatig blijven er teveel zaken liggen, dit kan niet. Zijn bedrijf gaat voor en HJ is voor het volgende jaar niet meer beschikbaar als secretaris voor de zaal. Wel blijft hij op woensdagavond de bardienst verzorgen en zal hij, indien nodig, ondersteuning bieden aan zijn opvolger.
Natasja Jongerden, penningmeester, stopt ook met haar werkzaamheden voor AW.
Dit omdat er teveel tijd in gaat zitten waardoor de zaken thuis niet naar tevredenheid
verlopen.
JH betreurt dit ten zeerste omdat NJ heel goed werk geleverd heeft, temeer daar ze samen met Joyce Keyman de hele financiële administratie op orde heeft moeten brengen.
JH stelt dat deze functie heel snel ingevuld dient te worden. Het is nl. een hele belangrijke zaak dat dit op orde blijft. Er gaat per week ongeveer 5 ã 6 uur werk inzitten.
Dirk de Rooy weet misschien wel iemand die dit op zich wil/kan nemen.
Onze secretaris, Jeroen de Lange, heeft al eerder aangegeven te willen stoppen.
Dit omdat hij vindt dat hij niet voldoende tijd heeft om zijn AW taken goed te vervullen. Hij is vaak langere tijd weg voor zijn werk waardoor er AW zaken blijven liggen. Dit is niet goed voor de voortgang van tal van zaken.
JdL blijft wel het aanspreekpunt voor zaken betreffende de zaterdag elftallen.
JH vertelt dat hij nog in gesprek is met een, eventuele, kandidaat voor het secretariaat.
Anne van Straten zegt dat hij heeft gehoord dat het 4e van de zaterdag voor nog meer leden kan zorgen zodat er, mogelijk, nog een 5e elftal aankomt. We moeten deze jongens koesteren, ze zijn goed voor de club.
JH zegt dat hij hiervan op de hoogte is en dat hij momenteel een vader van dit elftal wegwijs aan het maken is in een aantal zaken, denk aan invullen wedstrijdformulier!
9. PAUZE, mogelijkheid om schriftelijk vragen in te dienen.
10. Verhoging contributie.
JH stelt dat de contributie verhoogt dient te worden met € 15,00 per lid van de vereniging. Voor de zaal komt dat neer op € 160,00 en voor het veld op € 200,00.
Met goedkeuring van de, weinige, leden wordt dit voorstel aangenomen.
JH legt uit dat het geld dat er meer binnenkomt, gebruikt gaat worden voor de aanschaf van, onder andere, een nieuwe vriezer.
René Bruins vindt dat we eerst moeten zorgen dat we de contributie van dit seizoen binnen moeten zien te krijgen voordat we over verhoging gaan praten.
JH zegt dat AW de wanbetalers rigoureus gaat aanpakken.
11. Kantinezaken.
JH vertelt dat dit naar behoren verloopt, resultaten zijn positief te noemen maar we komen ook hier nog steeds handen tekort.
René Bruins vraagt hoe het zit met de verhouding inkoop/verkoop. En hoe de marges nu zijn?
Inkoop/verkoop verhoudingen zijn vele malen beter dan vorig seizoen en de marges hierdoor hoger.
12. Behandeling schriftelijke vragen.
Er zijn geen vragen binnengekomen bij het bestuur.
13. Rondvraag.
Er zijn geen vragen.
14. Sluiting.
De voorzitter bedankt iedereen die aanwezig was voor zijn komst vanavond en zegt dat iedereen nog een drankje van het bestuur krijgt.
